在现代办公环境中，我们经常需要与同事、合作伙伴以及客户进行沟通，邮件作为一种重要的信息传递方式，被广泛应用，而 Microsoft Word 作为一款功能强大的文字处理软件，其实也具备发送邮件的功能，这一功能在某些特定场景下，能够为我们带来极大的便利，比如当我们需要在撰写好的文档基础上直接发送邮件，或者希望利用 Word 的排版等优势来美化邮件内容时，我们将详细介绍如何用 Word 发邮件,涵盖从基础设置到高级应用的各个方面。

前期准备：配置电子邮件账户

在使用 Word 发邮件之前，我们需要确保已经在计算机上配置好了电子邮件账户，常见的电子邮件服务提供商有 Outlook、 Gmail、QQ 邮箱等，以下以 Outlook 邮箱为例，介绍在 Windows 系统中的配置步骤：

（一）打开“控制面板”

在 Windows 系统中，可以通过点击“开始”菜单，然后找到“控制面板”选项并打开。

（二）选择“邮件”选项

在控制面板中，找到“邮件”图标并点击进入，如果没有看到“邮件”图标，可以将查看方式切换为“大图标”或“小图标”以便查找。

（三）设置电子邮件账户

进入“邮件”设置界面后，点击“显示配置文件”按钮，如果是首次配置，这里可能没有任何配置文件，点击“添加”按钮,开始添加新的电子邮件账户。

（四）输入账户信息

在弹出的“添加账户”对话框中，选择“手动设置或其他服务器类型”，然后点击“下一步”，根据自己的邮箱类型选择“POP 或 IMAP”服务器类型（对于 Outlook 邮箱，一般选择 IMAP 较为常见）。

按照提示输入你的电子邮件地址、密码、账户名等信息，需要正确填写接收邮件服务器（如 outlook.office365.com 等）和发送邮件服务器（SMTP 服务器，如 smtp - outlook.office365.com 等）的地址,这些信息可以从你的邮箱服务提供商处获取。

（五）测试账户设置

填写完所有信息后，点击“其他设置”，在“发送服务器”选项卡中，勾选“我的发送服务器（SMTP）要求验证”，并选择“使用与接收邮件服务器相同的设置”，然后点击“确定”返回上一界面，点击“测试账户设置”按钮，如果设置正确,系统会显示测试成功的提示。

（六）完成账户配置

测试成功后，点击“下一步”，然后点击“完成”，这样就完成了电子邮件账户在系统中的配置，Word 等软件就可以识别并使用这个账户来发送邮件了。

在 Word 中发送简单邮件

（一）打开 Word 并创建或打开文档

启动 Microsoft Word 应用程序，你可以选择创建一个新的文档，比如撰写一份报告、通知等，也可以打开一个已经编辑好的文档,准备将其作为邮件内容发送。

（二）切换到“邮件”选项卡

在 Word 的菜单栏中，找到并点击“邮件”选项卡，如果没有看到“邮件”选项卡，可以通过点击“文件”选项卡，然后选择“选项”，在弹出的“Word 选项”对话框中，点击“自定义功能区”，在右侧的“主选项卡”列表中勾选“邮件”选项卡，点击“确定”即可显示。

（三）选择“开始邮件合并”

在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，点击“开始邮件合并”按钮，从下拉菜单中选择“电子邮件”选项，这一步操作将把当前的 Word 文档设置为邮件合并的主文档,准备用于发送邮件。

（四）选择收件人

点击“选择收件人”按钮,这里有几种选择方式：

1. 使用现有列表：如果已经有一个包含收件人信息（如姓名、电子邮件地址等）的数据源文件，Excel 表格或 Access 数据库，可以选择“使用现有列表”，然后浏览并选择相应的文件，在选择 Excel 表格时，确保表格的第一行包含列标题，如“姓名”“电子邮件地址”等，以便 Word 能够正确识别数据。
2. 键入新列表：如果没有现成的数据源，可以选择“键入新列表”，点击“创建”按钮后，会弹出“新建地址列表”对话框，在这里可以手动输入收件人的相关信息，如姓名、电子邮件地址等字段，输入完成后点击“确定”,并选择保存数据源文件的位置和名称。
3. 从 Outlook 联系人中选择：如果你的计算机上配置了 Outlook 且已经保存了联系人信息，可以选择“从 Outlook 联系人中选择”，这样可以直接从 Outlook 的联系人列表中选择收件人。

（五）撰写邮件内容

在 Word 文档中，就可以像正常编辑文档一样撰写邮件的正文内容了，可以设置字体、字号、段落格式等，利用 Word 强大的排版功能使邮件内容更加美观易读，还可以插入图片、表格、超链接等元素,丰富邮件的表现形式。

（六）添加合并域（可选）

如果希望根据不同收件人的信息个性化邮件内容，比如在邮件开头称呼收件人的姓名，可以使用合并域功能，在“编写和插入域”组中，点击“插入合并域”按钮，从下拉菜单中选择相应的字段，如“姓名”等，这些字段会以特定的格式插入到文档中,发送邮件时会根据不同收件人的数据进行替换。

（七）预览并完成邮件合并

点击“预览结果”组中的“预览结果”按钮，可以查看文档中合并域替换后的效果，通过点击“上一条”和“下一条”按钮，可以浏览不同收件人的邮件预览情况，确认无误后，点击“完成并合并”按钮，从下拉菜单中选择“发送电子邮件”选项。

（八）设置邮件发送选项

在弹出的“合并到电子邮件”对话框中，设置“收件人”字段为包含收件人电子邮件地址的合并域（通常是“电子邮件地址”字段），可以设置邮件主题，填写在“主题行”文本框中，还可以选择邮件格式，如“HTML”格式可以更好地保留文档中的格式和图片等元素，“纯文本”格式则更加简洁，设置完成后，点击“确定”按钮，Word 就会将文档作为邮件发送给指定的收件人。

在 Word 中发送带附件的邮件

（一）准备附件文件

确保你已经准备好要作为附件发送的文件，比如其他文档、图片、压缩包等,将这些文件保存在计算机上容易找到的位置。

（二）按照发送简单邮件的步骤操作到“完成并合并”之前

即先打开 Word 文档，切换到“邮件”选项卡，选择“开始邮件合并”为“电子邮件”，选择收件人，撰写邮件内容等，按照前面介绍的流程操作，直到准备点击“完成并合并”按钮。

（三）使用 VBA 宏添加附件（高级方法）

如果需要批量添加附件到邮件中，可以使用 VBA 宏来实现，以下是一个简单的 VBA 宏示例代码：

Sub SendMailWithAttachments()
    Dim olApp As Outlook.Application
    Dim olMail As Outlook.MailItem
    Dim i As Long
    Set olApp = New Outlook.Application
    Set olMail = olApp.CreateItem(olMailItem)
    With olMail
      .To = "收件人电子邮件地址" '这里需替换为实际的收件人地址或合并域
      .Subject = "邮件主题" '替换为实际主题
      .Body = "邮件正文内容" '替换为实际正文内容
      '添加附件，假设附件文件名为 attachment1.docx、attachment2.jpg 等，保存在 C:\Attachments 文件夹下
      .Attachments.Add "C:\Attachments\attachment1.docx"
      .Attachments.Add "C:\Attachments\attachment2.jpg"
      .Send
    End With
    Set olMail = Nothing
    Set olApp = Nothing
End Sub

将上述代码复制到 Word 的 VBA 编辑器中（可以通过点击“开发工具”选项卡，然后点击“Visual Basic”按钮打开 VBA 编辑器），在模块中粘贴代码，并根据实际情况修改收件人地址、主题、正文内容以及附件的路径和文件名等信息，运行该宏后,就会发送带有附件的邮件。

（四）手动添加附件（单个邮件）

如果只是发送单个邮件且不想使用 VBA 宏，也可以在邮件发送前手动添加附件，在完成邮件内容撰写并点击“完成并合并”选择“发送电子邮件”后，会打开默认的邮件客户端（如 Outlook），在邮件客户端的界面中，找到“附件”按钮（通常是一个回形针图标），点击后浏览并选择要添加的附件文件,然后再点击发送按钮即可发送带有附件的邮件。

常见问题及解决方法

（一）无法发送邮件

1. 检查账户配置：确认在计算机系统中电子邮件账户的配置是否正确，包括服务器地址、端口号、用户名和密码等信息，可以重新进行账户测试,查看是否有错误提示。
2. 网络连接问题：确保计算机已经连接到网络，并且网络连接稳定，可以尝试打开其他网页或应用程序,检查网络是否正常。
3. 邮件服务器限制：有些邮件服务器可能对发送邮件的频率、大小等有一定限制，如果发送大量邮件或邮件内容过大，可能会导致发送失败,可以联系邮件服务提供商了解具体的限制规则。

（二）邮件格式显示异常

如果收件人反馈邮件格式显示异常，比如字体、段落格式错乱,图片无法显示等：

1. 检查邮件格式选择：在发送邮件时，确保选择了合适的邮件格式，如 HTML 格式对于包含复杂格式和图片的邮件可能更加合适,提醒收件人使用支持相应格式的邮件客户端查看邮件。
2. 兼容性问题：不同的邮件客户端可能对格式的支持存在差异，可以在不同的邮件客户端中测试发送和查看邮件,以确保格式的一致性。

（三）附件问题

1. 附件无法发送：检查附件的大小是否超过了邮件服务器的限制，如果附件过大，可以考虑压缩文件或使用云存储服务,将附件链接发送给收件人。
2. 附件损坏：确保附件文件本身没有损坏，可以在本地打开并检查文件的完整性，发送邮件时注意不要对附件进行其他操作,以免导致文件损坏。

通过以上详细的介绍，相信你已经掌握了如何在 Word 中发送邮件的方法，无论是简单的文本邮件还是带有附件、个性化内容的邮件，都可以通过 Word 方便快捷地完成发送，提高办公效率，让沟通更加顺畅，在实际使用过程中，根据具体需求灵活运用这些技巧，并及时解决遇到的问题，就能充分发挥 Word 发邮件功能的优势。